Datenschutzhinweise

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in diesem Portal ist die NexAI – Next Generation Artificial Intelligence GbR, vertreten durch die Gesellschafter Maximilian Trenk und Jason Brian Merklein, Untere Bergstraße 13, 74586 Frankenhardt-Honhardt, Deutschland.

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter mbt@nex-a-i.com. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@nex-a-i.com.

2. Worum es bei diesem Portal geht

Das Portal ist das Arbeitswerkzeug von NEXAI. Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartner arbeiten darin ihre Leads ab, halten Termine fest, schlagen Aufträge vor, sehen ihre Provisionen und reichen Rechnungen ein. Die Leitung verwaltet Zugänge, Kunden, Aufträge und Abrechnungen; die Geschäftsführung gibt außerdem importierte Lead-Listen und Auftragsvorschläge frei. Kundinnen und Kunden mit eigenem Zugang sehen die Aufträge, Rechnungen und Support-Vorgänge ihres Unternehmens und schreiben uns im Support-Chat.

Was ein Zugang sehen und tun darf, hängt an seiner Rolle. Diese Hinweise gelten für alle Zugänge des Portals. Für Kundinnen und Kunden und ihre Ansprechpartner gelten die Angaben zu Kunden, Aufträgen, Rechnungen und unserem CRM auch dann, wenn sie keinen eigenen Zugang haben. Abschnitt 14 gilt außerdem für alle, die über einen Link ein Dokument unterschreiben, ohne einen Zugang zu haben. Für NexStudy, unseren Lernassistenten für Privatpersonen, gelten eigene Datenschutzhinweise: nexaiapp.de/de/nexstudy/datenschutz.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Konto und Anmeldung. Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gespeichert nur als nicht rückrechenbare Prüfsumme), Rolle und Rechte, Sprache, Profilbild und gewählte Akzentfarbe sowie wann Sie sich zuletzt angemeldet und wann Sie das Portal zuletzt benutzt haben. Beim Anmelden entsteht eine Sitzung; dafür setzt das Portal ein Cookie, das 30 Tage gilt und nur der Anmeldung dient. Wer die Zwei-Faktor-Anmeldung einrichtet (für die Leitung Pflicht, für alle anderen Zugänge freiwillig), für den speichern wir das Geheimnis der Authenticator-App verschlüsselt und die Wiederherstellungscodes nur als Prüfsumme. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, können Sie über „Passwort vergessen“ einen Einmal-Link an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse anfordern; er gilt 2 Stunden, und bis Sie ihn einlösen, gilt Ihr bisheriges Passwort weiter. Das geht, wenn Sie sich schon einmal angemeldet haben; eine nie angenommene Einladung erneuert die Verwaltung. Bei Zugängen, für die die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht ist, geht es nur mit eingerichtetem zweiten Faktor, und die Anmeldung verlangt danach weiter den Code. Ändert sich Ihre E-Mail-Adresse, werden offene Links ungültig. Damit niemand so fremde Postfächer mit Mails überschüttet, zählen wir solche Anfragen je IP-Adresse (bei IPv6 je Netzbereich), je E-Mail-Postfach und je Zugang; gespeichert wird nicht die Adresse selbst, sondern ein Schlüsselwert, der mit einem geheimen Schlüssel unseres Servers gebildet wird (Pseudonymisierung, keine Anonymisierung). Das Sicherheitsprotokoll hält Anmeldungen, Passwortwechsel (auch über einen Einmal-Link) und Änderungen an Zugängen fest, außerdem jede Erteilung und jeden Widerruf einer Zeichnungsvollmacht, jeden Import einer Lead-Liste (Name, Herkunft, Zahl der Zeilen), die Entscheidungen der Geschäftsführung über Importe, Länderfreigaben und Lead-Sperren samt Quelle, Nachweis bzw. Grund sowie jeden eingetragenen Widerspruch (ohne Kontaktdaten).

Vertriebspartner. Partnernummer, Firma, Anschrift und Kontaktdaten, Steuernummer, Funktion (Setter, Closer oder beides), Ihre Provisionssätze, Stufe (Junior oder Senior) samt den Zeiträumen als Senior, Beginn und Verlauf der Probezeit, welcher Closer Ihnen zugeordnet ist, Ihre Bankverbindung für die Provisionszahlung sowie Ihre Provisionsabrechnungen.

Zeichnungsvollmacht. Wenn Sie für NexAI Verträge unterschreiben dürfen: ab wann, in welcher Stufe (Gesellschafter, Vertriebsleitung oder Closer) und für welche Verträge (Kundenverträge, Vertriebspartnerverträge, sonstige Verträge), Ihr Name so, wie er in der Vollmacht steht, die Grundlage (Vertragsart, Paragraph und Datum, z. B. „Vertriebspartnervertrag 3.1 § 13 vom 01.11.2026“), gegebenenfalls die interne Nummer der Vollmachtsurkunde, bei Gesellschaftern, ob jeder allein vertreten darf, bei der Vertriebsleitung, an welchem Tag der Vertriebsleitervertrag 3.0 von allen unterschrieben war, wer die Vollmacht eingetragen hat sowie wann und warum sie endete (Widerruf, Ablösung durch eine neue Vollmacht, Sperre oder Löschung des Zugangs, Wechsel der Rolle oder der Funktion) und wer das ausgelöst hat. Jede Erteilung bleibt als eigener Eintrag stehen, sodass sich nachvollziehen lässt, wer wann für NexAI unterschreiben durfte. Bei den Gesellschaftern ist außerdem am Zugang vermerkt, dass sie Gesellschafter sind.

Kunden und Aufträge. Firmenangaben, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Rechnungsanschrift samt E-Mail-Adresse für Rechnungen, USt-IdNr., wer den Kunden bei NexAI betreut, Notizen sowie zu jedem Auftrag Produkt, Beitrag und Einrichtungspreis, Zahlweise, Beginn, Laufzeit, Pausen, Kündigung und welche Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartner daran beteiligt sind. Kunden, die eine Vertriebspartnerin oder ein Vertriebspartner selbst einträgt, stehen zunächst als Interessent im Portal. Aufträge legen Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartner nicht selbst an, sondern schlagen sie vor: Kunde, Produkt, Zahlweise, auf Wunsch Preis und Einrichtung laut Preisliste, gewünschter Beginn und eine Notiz, dazu wer vorgeschlagen hat. Über den Vorschlag entscheidet die Geschäftsführung; erst ihre Freigabe legt den Auftrag an, und erst dabei legt sie Preis und NexAI-Kosten fest. Am Vorschlag bleiben die Entscheidung, wer entschieden hat, wann und bei einer Ablehnung der Grund festgehalten. Ein Auftragsvorschlag entsteht außerdem aus einem in NexSign abgeschlossenen Kundenvertrag (Abschnitt 14). Dann legt erst die Freigabe der Geschäftsführung, wo nötig, auch den Kunden an und überträgt ihn ins CRM. Lehnt sie einen solchen Vorschlag ab, wird nur kein Auftrag angelegt; der Vertrag bleibt abgelegt.

Rechnungen. Rechnungsnummer, Beträge, Leistungsbeschreibung, Zahlungsangaben und die erzeugte PDF-Datei, bei Kundenrechnungen außerdem, ob und wann Sie im Portal gemeldet haben, dass Sie bezahlt haben.

Leads und Anrufdokumentation. Firmen- und Kontaktdaten aus importierten Listen sowie zu jedem Anruf Zeitpunkt, Dauer, Ergebnis und Notiz. Damit ist zugleich festgehalten, wer wann wie lange mit wem telefoniert hat — das sind auch Angaben über die Arbeit der Partnerinnen und Partner.

Anlass und Datenschutzhinweis. Vor jedem Anruf hält die anrufende Person einen konkreten Anlass fest: die Art des Anlasses, den Anlass in einem Satz, den Zeitpunkt, wer ihn festgehalten hat und ob ein Vorschlag des Portals unverändert übernommen wurde. Erst danach zeigt das Portal ihr in der Anrufmaske die Telefonnummer, und erst dann lässt sich ein Ergebnis erfassen. Am Anruf werden Art, Satz und Zeitpunkt des Anlasses vermerkt sowie, ob und wann der Datenschutzhinweis gegeben wurde und, wenn ja, welcher der Hinweistexte.

Widerspruch. Widerspricht die angerufene Person weiteren Kontakten, wird das am Lead als Kennzeichen mit Zeitpunkt und der Person, die es eingetragen hat, festgehalten. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die Domain der Firmenwebsite kommen außerdem auf unsere Sperrliste, und zwar nur als Prüfsumme, nicht im Klartext. Der Lead ist dann dauerhaft für Anrufe und Termine gesperrt; im Portal lässt sich das nicht rückgängig machen. Kontaktdaten auf der Sperrliste übernimmt das Portal auch bei späteren Importen nicht mehr.

Freigaben und Sperren. Zu jedem Import einer Lead-Liste: Name der Liste, Herkunft (Liste aus einer Quelle oder Empfehlungen), Quelle, Zahl der Zeilen, wer importiert hat und wann sowie die Entscheidung der Geschäftsführung mit Name, Zeitpunkt und gegebenenfalls Begründung. Zu Länderfreigaben: das Land, ein Vermerk, wie den Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartnern die Freigabe in Textform mitgeteilt wurde, wer sie wann erteilt und wer sie wann und warum widerrufen hat. Zu Lead-Sperren: der Lead, ob die Sperre für alle oder für eine bestimmte Partnerin oder einen bestimmten Partner gilt, der Grund, wer gesperrt hat und wann sowie wer die Sperre wann und warum aufgehoben hat.

Termine und Kalender. Termine mit Titel, Zeit, Ort, Teilnehmenden (bei Gästen ohne Zugang deren E-Mail-Adresse) und Notizen. Wer seinen Google-Kalender verbindet, von dem speichern wir die Adresse des Google-Kontos und eine verschlüsselte Zugriffsberechtigung und rufen dort ausschließlich belegte Zeiten ab, keine Termininhalte. Die belegten Zeiten zeigt das Portal in Ihrem Kalender und bei den Personen, für die Sie Ihren Kalender freigegeben haben; bei Closern und der Vertriebsleitung berücksichtigt es sie außerdem, wenn es für einen Termin eine freie Person sucht. Vorgeschlagen werden dabei nur Personen, die das Portal in den letzten 24 Stunden benutzt haben und in den letzten oder nächsten 14 Tagen mindestens einen Termin im Portal oder in ihrem NexTime-Kalender haben; für einen hinterlegten NexTime-Kalender zählt das Portal dafür die dort eingetragenen Termine und fragt die freien Zeiten ab, Termininhalte speichert es dabei nicht. Wer seine Termine über den privaten Link im Profil als Kalender-Abo in eine Kalender-App holt, dem liefert das Portal sie dorthin; Vertriebspartnerinnen, Vertriebspartnern und Empfehlungsgebern jeden Termin nur als „NexAI-Termin“ mit Zeit und Link ins Portal, ohne Titel, Kunde, Notizen oder Ort.

Kommunikation und Support. Nachrichten im Team-Kanal, Direktnachrichten zwischen zwei Zugängen sowie Support-Vorgänge samt Anhängen: Betreff, Nachrichten, wer wann geschrieben hat und ob gelesen wurde. Bei einem Kunden-Chat außerdem, wer ihn bei NexAI bearbeitet und an wen er weitergegeben wurde. Über jede neue Nachricht in einem Support-Vorgang informiert das Portal die Gegenseite per E-Mail mit dem vollständigen Text und per Push-Nachricht mit dessen Anfang (bis 160 Zeichen). Antworten an ein Kundenunternehmen gehen an die E-Mail-Adresse, die für das Unternehmen hinterlegt ist.

Wissens-Bibliothek. Hochgeladene Dateien und Ordner samt der Angabe, wer sie hochgeladen hat.

Sales Assistent. Wenn Sie ihn nutzen: Ihre Züge im Einwand-Training (getippt oder gesprochen) und deren Auswertung, von Ihnen eingefügte Gesprächsmitschriften samt Auswertung, Ihre Fragen zu den Lektionen samt Antworten, Ihr Lesefortschritt und Ihre Ergebnisse im Wissens-Check. Gesprochenes wird nur in Text umgewandelt; die Tonaufnahme speichern wir nicht. Auswertungen sehen nur Sie, es sei denn, Sie geben eine einzelne ausdrücklich an die Leitung frei.

Benachrichtigungen. Wer Push-Nachrichten einschaltet, für den speichern wir die Adresse, unter der sein Gerät erreichbar ist, und die zugehörigen Schlüssel. Lädt das Portal Vertriebspartnerinnen, Vertriebspartner oder Empfehlungsgeber zu einem Termin ein, trägt jemand aus dem Team ihnen einen Termin ein oder bittet das Portal sie, zu einem Termin aus einem Lead den Meeting-Link nachzutragen, nennt die zugehörige E-Mail bzw. Push-Nachricht den Termin nur „NexAI-Termin“ mit Zeitpunkt und Link ins Portal, ohne Kundennamen oder Ort. Nicht neutral sind: Erinnerungen an Termine und Meldungen über Buchungen per Website, Chat oder Telefon, die den Termintitel nennen (oft den Kundennamen); bei der Übergabe eines Termins aus einem Lead die Direktnachricht im Portal mit Firma, Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website, Notizen und Termin, deren Push-Nachricht den Anfang davon zeigt; und die E-Mail an die zuständige Person zu einem solchen Termin mit Firma, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Website, Termin und Gesprächsnotiz.

Zugänge zu unseren weiteren Anwendungen. Richtet die Leitung Ihnen einen Zugang zu unserem CRM, zu NexTime oder zum Postfachassistenten ein, geschieht das über die Zugangszentrale des Portals. Sie übermittelt Name, E-Mail-Adresse und Rolle an die jeweilige Anwendung und hält fest, welches Konto Sie dort haben, mit welcher Rolle, in welchem Zustand und wer es zuletzt geändert hat; beim Abgleich übernimmt sie auch Konten, die direkt in einer dieser Anwendungen angelegt wurden. Ihr Passwort sieht die Zentrale nicht; einen Einladungslink einer Anwendung schickt das Portal Ihnen sofort und speichert ihn nicht. Endet Ihre Zusammenarbeit oder wird ein Konto missbraucht, kann die Leitung Ihre Zugänge in allen Anwendungen auf einmal sperren. Ihre Angaben in der Zentrale löschen wir automatisch, sobald Sie weder einen Zugang zum Portal noch zu einer dieser Anwendungen haben; für die Einträge im Sicherheitsprotokoll gilt dessen Frist (Abschnitt 10).

4. Woher die Daten stammen

Die meisten Angaben stammen von Ihnen selbst: aus Ihrem Profil und aus Ihrer täglichen Arbeit im Portal.

Daneben gibt es Daten, die andere über Sie eintragen. Ihren Zugang legt die Leitung an, also die Geschäftsführung oder eine Leitungs- oder Managerrolle, der wir das Recht übertragen haben, Zugänge zu verwalten; Name, E-Mail-Adresse und Rolle kommen aus dem Vertrag oder der Vereinbarung mit Ihnen. Partnerangaben wie Funktion, Stufe und Bankverbindung stammen aus dem Vertriebspartnervertrag und Ihren Angaben dazu; den Aufstieg zur Stufe Senior trägt die Leitung ein. Ihre Zeichnungsvollmacht tragen die Gesellschafter von NexAI ein, und zwar aus Ihrem Vertrag oder Ihrer Vollmachtsurkunde; endet sie, weil Ihr Zugang gesperrt oder gelöscht oder Ihre Rolle oder Funktion geändert wird, hält das Portal das Ende selbst fest. Kundendaten trägt der zuständige Vertriebspartner oder die Leitung aus dem Verkaufsgespräch ein oder sie werden aus einem angenommenen Lead übernommen.

Leads stammen aus Firmenlisten, die wir selbst recherchieren, aus öffentlich zugänglichen Quellen wie OpenStreetMap, öffentlichen Ausschreibungen und den Websites und Impressumsangaben der Firmen sowie aus Listen und Empfehlungen, die Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartner selbst importieren.

Wer nicht zur Geschäftsführung gehört, importiert nur zur Freigabe: Herkunft und Quelle der Liste sind Pflichtangaben, die Geschäftsführung erfährt per E-Mail und Push von jedem solchen Import, und anrufbar sind seine Leads erst, wenn sie ihn freigegeben hat. Das gilt auch für Listen, die schon vorher im Portal standen. Die Geschäftsführung sieht offene Importe samt ihren Leads und gibt sie frei oder lehnt sie mit Begründung ab; beides hält das Portal mit Name und Zeitpunkt fest, und wer importiert hat, erfährt die Entscheidung per E-Mail und Push. Lehnt sie ab, werden die Leads des Imports gelöscht, außer solchen, aus denen schon ein Kunde geworden ist. Zeilen, deren Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Domain auf der Sperrliste steht oder deren Land nicht erkennbar oder nicht freigegeben ist, übernimmt das Portal gar nicht erst.

Anrufbar sind ohne Weiteres nur Leads in Deutschland. Leads in anderen Ländern erst, wenn die Geschäftsführung das Land freigegeben und das den Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartnern in Textform mitgeteilt hat; ist das Land eines Leads nicht erkennbar, ist er nicht anrufbar. Das Land leitet das Portal bei importierten Leads aus Vorwahl, Website und Anschrift ab, bei recherchierten Leads stammt es aus der Recherche. Außerdem kann die Geschäftsführung einzelne Leads mit Grund sperren, für alle oder nur für eine bestimmte Partnerin oder einen bestimmten Partner; aufheben lässt sich eine Sperre nur mit Grund.

5. Welche Angaben nötig sind

Für einen Zugang brauchen wir Name und E-Mail-Adresse; ohne diese Angaben lässt sich kein Konto anlegen. Für die Auszahlung von Provisionen brauchen wir Ihre Bankverbindung, für Rechnungen die steuerlich vorgeschriebenen Angaben. Für einen Lead-Import sind Herkunft und Quelle der Liste nötig, für einen Anruf der Anlass; ohne sie lässt sich nicht importieren bzw. nicht anrufen.

Alles Weitere — Profilbild, Telefonnummer, Firmenangaben im Profil — ist freiwillig. Wenn Sie es weglassen, hat das keine Nachteile für Sie.

6. Auf welcher Rechtsgrundlage

– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für alles, was zur Durchführung des Vertrags- oder Nutzungsverhältnisses nötig ist: Konto, Kunden, Aufträge, Termine, Provisionen, Rechnungen.

– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Ihre Angaben zu Lead-Importen (Herkunft, Quelle, wer importiert hat) und zu Auftragsvorschlägen sowie für Lead-Sperren, die nur für Sie gelten. Sie gehören zur Durchführung des Vertriebspartnervertrags.

– Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Zeichnungsvollmacht von Vertriebspartnerinnen, Vertriebspartnern und der Vertriebsleitung. Sie beruht auf dem Vertriebspartner- bzw. Vertriebsleitervertrag; ohne diese Angaben kann NexSign nicht prüfen, ob Sie für NexAI unterschreiben dürfen. Für die Gesellschafter ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist dort, gegenüber Vertragspartnern nachweisen zu können, dass und wie die unterzeichnende Person NexAI vertreten durfte. Nach ihrem Ende bewahren wir jede Vollmacht auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf; unser berechtigtes Interesse ist, auch Jahre später belegen zu können, wer zum Zeitpunkt einer Unterschrift für NexAI zeichnen durfte.

– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen (§ 14b UStG, § 147 AO).

– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren Betrieb des Portals. Unser berechtigtes Interesse ist dort, unbefugte Zugriffe abzuwehren und sicherheitsrelevante Vorgänge nachvollziehen zu können (Sicherheitsprotokoll, Bremse bei wiederholten Fehlversuchen, Zähler gegen Missbrauch beim Zurücksetzen des Passworts).

– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Bearbeitung von Leads. Unser berechtigtes Interesse ist dort, mögliche Geschäftskunden anzusprechen und festzuhalten, welcher Kontaktversuch bereits stattgefunden hat, damit niemand mehrfach angerufen wird.

– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Anlass und Datenschutzhinweis je Anruf. Unser berechtigtes Interesse ist dort, Werbeanrufe nur im Rahmen von § 7 UWG zu führen und nachweisen zu können, dass vor jedem Anruf ein konkreter Anlass festgehalten und der Datenschutzhinweis gegeben wurde.

– Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 21 Abs. 3 DSGVO für das Widerspruchskennzeichen am Lead und die Sperrliste. Nach einem Widerspruch dürfen die Daten nicht mehr für Werbung verarbeitet werden; das können wir nur einhalten, wenn wir den Widerspruch festhalten.

– Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO für den Sales Assistent. Er dient Ihrer Einarbeitung im Rahmen der Zusammenarbeit; unser berechtigtes Interesse ist ein Vertrieb, der unsere Produkte richtig und ohne unzulässige Zusagen darstellt.

– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den E-Mail-Assistenten (Abschnitt 9). Unser berechtigtes Interesse ist, Mails nach einem Anruf und zu Terminen schnell und einheitlich vorzubereiten und belegen zu können, wer eine Mail verlangt und wer sie freigegeben hat. Jede dieser Mails prüft ein Mensch und gibt sie frei, bevor sie verschickt wird. Für das Sichten eingehender E-Mails ist unser berechtigtes Interesse eine zügige, geordnete Bearbeitung unserer Korrespondenz und der Schutz vor Betrug.

– Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für alles, was Sie selbst einschalten: Push-Nachrichten und die Verbindung zum Google-Kalender. Für Push-Nachrichten speichert Ihr Browser ein Abo auf Ihrem Gerät; auch das geschieht nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Das Sitzungs-Cookie (Abschnitt 3) ist dagegen unbedingt erforderlich, damit Sie das Portal nutzen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

7. Wer was sehen kann

Die Sichtbarkeit hängt an der Rolle. Vertriebspartnerinnen und Vertriebspartner sehen die gemeinsamen Lead-Listen des Teams und ihre eigenen Listen, ihre Termine, Kunden und Abrechnungen; die Leitung sieht zusätzlich die Daten des Vertriebs; Kundenzugänge sehen ausschließlich die Aufträge, Rechnungen und Support-Vorgänge ihres eigenen Unternehmens, und hat ein Unternehmen mehrere Zugänge, sehen alle dieselben. Zeichnungsvollmachten sehen und pflegen im Portal nur die Gesellschafter; wer sonst Zugänge verwaltet, erfährt lediglich, dass ein Konto eine Vollmacht hat, wenn er dessen E-Mail-Adresse ändern will.

Lead-Listen und Dateien in der Bibliothek lassen sich als privat hochladen. Eine private Lead-Liste sieht beim Abarbeiten der Leads nur die Person, der sie gehört. Die Geschäftsführung sieht aber jeden Import, der auf ihre Freigabe wartet, und die freigegebenen unter den zuletzt entschiedenen Importen, jeweils samt ihren Leads (Firma, Ansprechpartner, Telefonnummer, Ort, Website, Notiz, Bearbeitungsstand und Land), auch aus privaten Listen, damit sie die Herkunft prüfen und einzelne Leads sperren kann; die übrige Leitung sieht private Lead-Listen nicht. Private Dateien in der Bibliothek sieht ausschließlich die hochladende Person, auch die Leitung nicht. Wird ein Lead aus einer privaten Liste angerufen, geht dieser Anruf wie jeder andere mit Firma, Telefonnummer, Gesprächsnotiz und bei erreichten Gesprächen dem Ansprechpartner in unser CRM (Abschnitt 9); entsteht daraus ein Termin, sehen ihn auch die daran Beteiligten. Direktnachrichten sehen nur die beiden Beteiligten.

Für Kundinnen und Kunden heißt das: Ihre Kundendaten und Aufträge sehen bei NexAI die Leitung im Rahmen ihrer Rechte und die Vertriebspartnerin oder der Vertriebspartner, der Sie betreut. Wer an Ihrem Auftrag Provision verdient, etwa der Setter, der den Termin vereinbart hat, sieht Ihre Firma und den Auftrag. Ihren Support-Chat sehen auf unserer Seite nur die Person, die ihn bearbeitet (Ihre Betreuung oder die Person, an die er weitergegeben wurde), und die Leitung mit Zugriff auf den Support; Setter sehen ihn nie. Wer einen Chat weitergibt, sieht ihn danach nicht mehr.

Eine Grenze benennen wir offen: Diese Trennung gilt zwischen den Zugängen, nicht gegenüber dem Betrieb des Portals. Wer in der Leitung Zugänge verwalten darf, kann bei Konten unterhalb seines eigenen Rangs die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern — bei Konten mit geltender oder geplanter Zeichnungsvollmacht nur die Gesellschafter — und das Zurücksetzen des Passworts auslösen; der Link dazu geht an die dann hinterlegte Adresse. Wer Zugriff auf Server oder Datenbank hat, kann die gespeicherten Inhalte technisch einsehen. Ein Zurücksetzen macht das bisherige Passwort unbrauchbar und beendet sofort alle laufenden Sitzungen des betroffenen Kontos; es bleibt deshalb nicht unbemerkt.

8. Wo die Daten liegen

Das Portal läuft auf einem Server in Deutschland, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, betreiben. Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Von der Datenbank und den hochgeladenen Dateien (etwa Rechnungen, Anhängen und den Dokumenten in NexSign, nicht aber Lektionsvideos) wird nächtlich eine verschlüsselte Sicherung erstellt und auf einen zweiten Server in Deutschland übertragen. Lesbar ist sie nur mit einem Schlüssel, der auf keinem der beiden Server liegt. Wir bewahren die Sicherungen bis zu 30 Tage auf; was im Portal gelöscht wird, verschwindet deshalb spätestens 30 Tage später auch aus den Sicherungen.

9. Wer außerdem Daten erhält

Unser eigenes Kundensystem. Kundendaten gibt das Portal laufend an unser CRM weiter: Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse für Rechnungen und USt-IdNr., dazu zu jedem Auftrag Produkt, Beitrag, Einrichtungspreis, Zahlweise, Beginn, Pausen und Kündigung. Das CRM braucht diese Angaben, um daraus die laufenden Rechnungen zu erstellen. Wird ein Auftrag im Portal gelöscht, gilt er im CRM als zum Löschtag gekündigt. Außerdem werden Anrufe und Partnerangaben in unser CRM gespiegelt; Anlass und Datenschutzhinweis eines Anrufs gehen nicht mit. Hat eine angerufene Person widersprochen, geht mit ihren Anrufen der Vermerk samt Zeitpunkt mit, dass sie nicht mehr angesprochen werden darf. Das CRM läuft auf einem eigenen Server in Deutschland und gehört demselben Verantwortlichen.

Unsere Unterschriftsanwendung NexSign. Wenn Sie in NexSign einen Vertrag für NexAI vorbereiten oder unterschreiben, wenn ein von Ihnen angelegter Vorgang abgeschlossen wird und bevor Sie über die Genehmigung eines Vertrags entscheiden, fragt NexSign beim Portal nach, ob und wie Sie für NexAI zeichnen dürfen; eine Antwort verwendet NexSign höchstens 60 Sekunden lang. Das Portal antwortet mit Ihrem Namen laut Vollmacht, der Stufe, den Vertragsarten, der Grundlage, bei Gesellschaftern, ob Einzelvertretung besteht, dem Ende der Vollmacht und ob Ihr Zugang nutzbar ist; die Urkundennummer und den Grund eines Endes gibt es nicht heraus. Ändert sich etwas, das die Befugnis betreffen kann (Vollmacht, Rolle, Funktion, Sperre oder Löschung des Zugangs), meldet das Portal NexSign nur die Kennung Ihres Zugangs und den Zeitpunkt, damit NexSign neu nachfragt. NexSign ist unsere eigene Anwendung, läuft auf demselben Server in Deutschland wie dieses Portal und gehört demselben Verantwortlichen. Ihr Name laut Vollmacht und Ihre Stufe stehen im Stempel an Ihrer Unterschrift und, bei Kundenverträgen samt ihren Anlagen und bei Vertriebspartnerverträgen, im Hinweis, den die anderen Unterzeichner vor ihrer Unterschrift bestätigen; Name, Stufe und Grundlage stehen außerdem auf der Protokollseite des unterschriebenen Vertrags, auch in der Fassung, die die Vertragspartner erhalten (Abschnitt 14).

E-Mail-Versand. Einladungen zum Portal, Termineinladungen an Gäste, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen (bei Support-Vorgängen samt dem Text der Nachricht, Abschnitt 3), Hinweise zu Rechnungen und unterschriebene Dokumente (Abschnitt 14) versenden wir über die Plus Five Five, Inc. (Resend), 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Resend ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Übermittelt werden Empfängeradresse und Inhalt der jeweiligen Nachricht.

E-Mail-Assistent. E-Mails an Leads und Terminteilnehmer, die das Portal in Auftrag gibt (Unterlagen nach einem Anruf, Terminbestätigung, Erinnerung und die Mail an die für einen Termin zuständige Person), entwirft unser E-Mail-Assistent mit dem KI-Sprachmodell der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, unserem Auftragsverarbeiter. Der E-Mail-Assistent ist unsere eigene Anwendung und läuft auf einem eigenen Server bei Hetzner in Deutschland. Anthropic erhält dabei Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website und Ort, die Notiz aus dem Import und die Gesprächsnotiz, bei Terminen Zeit, Titel und Ort bzw. Meeting-Link sowie Ihren Namen, wenn Sie angerufen, den Termin gelegt haben oder für ihn zuständig sind; diese Daten werden an die Anthropic PBC in den USA übermittelt. Anthropic ist nicht unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; wir stützen die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage an mbt@nex-a-i.com. Anthropic löscht Ein- und Ausgaben nach eigenen Angaben innerhalb von 30 Tagen; stufen seine Sicherheitssysteme eine Anfrage als möglichen Verstoß gegen seine Nutzungsrichtlinien ein, bewahrt Anthropic sie bis zu 2 Jahre auf. Der Entwurf liegt im Portal und geht erst hinaus, wenn ein Mensch ihn freigegeben hat; verschickt wird er aus unserem E-Mail-Postfach (nächster Absatz). Die Mail an die zuständige Person geht an die E-Mail-Adresse ihres Zugangs.

E-Mail-Postfach. Unser Postfach mbt@nex-a-i.com betreibt für uns als Auftragsverarbeiter die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Google Workspace). Dort gehen Ihre E-Mails an uns ein, etwa Anfragen zum Datenschutz, und von dort verschickt der E-Mail-Assistent die freigegebenen Mails. Wie jede eingehende E-Mail sichtet unser E-Mail-Assistent auch Ihre E-Mails an uns: Er stuft sie ein (nach Wichtigkeit, Art und Tonfall des Absenders), fasst sie zusammen, prüft sie auf Betrugsversuche und entwirft Antworten, die erst nach Freigabe durch einen Menschen hinausgehen, außer an Absender, die wir ausdrücklich für den automatischen Versand freigegeben haben. Dafür gehen Absender, Betreff, Text sowie PDF- und Textanhänge an Anthropic (vorheriger Absatz). Die Kopie im E-Mail-Assistenten löschen wir 180 Tage nach Eingang, Anhänge nach 90 Tagen. Eine Verarbeitung durch die Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, die Übermittlung stützt sich daher auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

KI-Sprachmodell. Für Einwand-Training, Spracherkennung, Auswertung von Trainings und Mitschriften sowie die Frage-Antwort-Funktion des Sales Assistent übermitteln wir Ihre Eingaben — bei gesprochenen Zügen die Tonaufnahme — an die OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung durch die US-Gesellschaft OpenAI OpCo, LLC ist möglich. OpenAI ist nicht unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; wir stützen die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage an mbt@nex-a-i.com. OpenAI darf Ein- und Ausgaben bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung aufbewahren und verwendet sie nicht zum Training. Vor dem Absenden einer Mitschrift ersetzt das Portal auf Wunsch E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und Straßenangaben; Namen erkennt es nicht.

Eingebettete Videos. Ist ein Lektionsvideo als YouTube- oder Vimeo-Link eingebunden, lädt Ihr Browser den Player erst, wenn Sie auf „Video laden“ tippen. Dann erhält der Anbieter (YouTube über youtube-nocookie.com bzw. Vimeo) Ihre IP-Adresse und technische Angaben Ihres Geräts.

Push-Nachrichten. Wer sie einschaltet, dessen Gerätekennung und die Nachricht laufen über den Push-Dienst des Browsers auf seinem Gerät (etwa Apple, Google, Mozilla oder Microsoft), teilweise in den USA. Der Text der Nachricht ist dabei verschlüsselt; der Dienst sieht die Kennung Ihres Geräts und wann eine Nachricht kommt. Welcher Dienst das ist, entscheidet Ihr Gerät, nicht wir; einen eigenen Vertrag oder Garantien haben wir mit diesen Diensten nicht vereinbart, und US-Behörden könnten auf diese Zustelldaten zugreifen. Diese Übermittlung stützen wir auf Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO) — Sie schalten die Benachrichtigungen selbst ein und können sie jederzeit im Profil wieder ausschalten.

Google-Kalender. Nur wenn Sie ihn selbst verbinden, fragen wir bei der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Ihre belegten Zeiten ab — ausschließlich Anfang und Ende belegter Zeiträume, keine Termininhalte. Eine Verarbeitung durch die Google LLC in den USA ist dabei möglich; Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Die Verbindung können Sie jederzeit im Profil wieder trennen.

Gesetzliche Pflichten. Rechnungsunterlagen geben wir auf Verlangen an Finanzbehörden weiter, etwa bei einer Außenprüfung, und an eine Steuerberatung, sobald wir eine beauftragen.

10. Wie lange gespeichert wird

Ein automatischer Lauf löscht täglich, was seine Frist erreicht hat:

– Leads: 12 Monate ab dem letzten Kontaktversuch, bei Leads ohne Anruf ab ihrer Anlage. Leads, aus denen ein Kunde geworden ist, löscht der Lauf nicht; sie folgen den Kundendaten (letzter Absatz). Sofort gelöscht werden Leads, wenn die Geschäftsführung ihren Import ablehnt (außer solchen, aus denen schon ein Kunde geworden ist), wenn ihre Liste gelöscht wird und wenn das Konto gelöscht wird, dem ihre private Liste gehört. Ein Widerspruchskennzeichen bleibt so lange wie der Lead.

– Support-Vorgänge samt Anhängen, auch Kunden-Chats: 24 Monate nach der letzten Nachricht, auch wenn der Vorgang noch offen ist.

– Team-Kanal und Direktnachrichten: 12 Monate.

– Termine: 12 Monate nach Terminende; über Website oder Telefon gebuchte Termine 6 Monate.

– Sicherheitsprotokoll und Mitteilungen: 12 Monate; Protokolleinträge zu Rechnungen 9 Jahre, weil die Rechnung selbst so lange aufzubewahren sein kann.

– Einmal-Links (Einladung, Zurücksetzen des Passworts) und Sitzungen: bis zu ihrem Ablauf; danach löscht sie der nächste tägliche Lauf. Zähler gegen Missbrauch: so lange wie ihr Zeitfenster plus einen Tag, höchstens acht Tage.

– Push-Abos: bis Sie die Benachrichtigungen ausschalten, der Push-Dienst das Abo für ungültig erklärt oder Ihr Zugang gelöscht wird. Die Verbindung zum Google-Kalender: bis Sie sie trennen oder Ihr Zugang gelöscht wird. Die Zwei-Faktor-Anmeldung: bis Sie sie ausschalten, die Verwaltung sie zurücksetzt oder Ihr Zugang gelöscht wird.

– Sales Assistent: Einwand-Trainings samt Auswertung 12 Monate, Gesprächsmitschriften samt Auswertung 6 Monate, Fragen an die Lektionen 12 Monate, angefangene Video-Uploads 24 Stunden; Testergebnisse bleiben als Qualifikationsnachweis, bis Ihr Zugang endet.

– Unterschriftsvorgänge in NexSign, aus denen keine Unterschrift wird: 7 Tage; unterschriebene Verträge siehe Abschnitt 14.

– Aufträge für E-Mails an Leads: 36 Monate als Nachweis der Zulässigkeit der Ansprache.

– Zeichnungsvollmachten: bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem die Vollmacht endete (durch Widerruf, Ablösung oder Erlöschen), auch wenn der Zugang schon vorher gelöscht wurde; endet eine Vollmacht im Jahr 2027, wird sie Anfang 2034 gelöscht. Solange eine Vollmacht gilt oder erst noch beginnt, wird sie nicht gelöscht.

– Lead-Importe (Herkunft, Quelle, wer importiert und wer entschieden hat): bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr, in dem die Geschäftsführung den Import abgelehnt hat oder in dem sein letzter Lead gelöscht wurde, je nachdem, was später war; wird ein Import 2027 abgelehnt, wird er Anfang 2031 gelöscht. Solange noch ein Lead aus dem Import besteht, auch einer, aus dem ein Kunde geworden ist, wird er nicht gelöscht. Wird die Liste gelöscht, bleibt der Import mit dem Namen der Liste als Beleg stehen.

– Länderfreigaben: bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr des Widerrufs. Solange eine Freigabe gilt, wird sie nicht gelöscht.

– Auftragsvorschläge: entschiedene bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Jahr der Entscheidung; ein daraus entstandener Auftrag bleibt bestehen. Offene Vorschläge löscht der Lauf nicht; sie werden mit dem Kunden gelöscht. Offene Vorschläge aus NexSign, die noch keinem Kunden zugeordnet sind, bleiben bis zur Entscheidung bestehen.

– In NexSign abgeschlossene Verträge im Portal (Angaben zum Abschluss und Fassung für die Unterzeichner): solange der Vertrag läuft und danach bis zum Ende der steuerlichen Aufbewahrungsfrist, in der Regel sechs Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet (§ 147 Abs. 3 und 4 AO); gelöscht wird von Hand. Kunden und Vertriebspartner, zu denen ein solcher Vertrag liegt, lassen sich nicht löschen.

Ohne eigene Frist, aber mit dem Lead gelöscht werden die Anlässe, die vor Anrufen festgehalten wurden — der Satz zum Anlass bleibt so lange wie der Lead, auch wenn der Anlass schon verbraucht ist —, und die Sperren der Geschäftsführung, auch bereits aufgehobene. Eine Sperre für eine bestimmte Partnerin oder einen bestimmten Partner wird außerdem mit deren Partnerdatensatz gelöscht.

Die Anrufdokumentation löscht der Lauf nicht; eine Frist dafür gibt es nicht. Wird der Lead gelöscht, verliert jeder seiner Anrufe den Bezug zum Lead, und der Satz zum Anlass wird geleert; wurde der Lead mit einem gelöschten Konto gelöscht, wird der Satz beim nächsten täglichen Lauf geleert. Danach bleiben ohne Frist: Ergebnis, ob jemand erreicht wurde, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs, ob die Dauer von Hand eingetragen wurde, sowie Art und Zeitpunkt von Anlass und Datenschutzhinweis. Wer angerufen hat, bleibt am Anruf vermerkt, bis sein Zugang gelöscht wird, die Zuordnung zum Partnerdatensatz, bis dieser gelöscht wird, und die Verbindung zu einem Termin, bis der Termin gelöscht wird. Gelöscht wird ein Anruf nur, wenn die Leitung die Übernahme eines Leads als Kunde zurücknimmt: dann der letzte Anruf dieses Leads mit dem Ergebnis „angenommen“.

Einträge auf der Sperrliste löschen wir nicht, damit ein Widerspruch dauerhaft beachtet wird. Gespeichert sind nur die Prüfsumme des Kontakts, nicht die Nummer, Adresse oder Domain selbst, außerdem um welche Art von Kontakt es sich handelt, für welchen Kanal die Sperre gilt, der Grund, woher der Eintrag stammt (etwa „Anrufmaske“), wer ihn angelegt hat (bis zur Löschung dieses Zugangs) und wann.

Rechnungen und Belege bewahren wir acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres auf, in dem sie ausgestellt wurden, und länger nur, solange sie für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§ 14b UStG, § 147 AO); in dieser Zeit lassen sie sich nicht löschen. Die Bankverbindung eines Partners löschen wir von Hand, sobald die letzte Provision gezahlt ist. Konten, Kunden- und Auftragsdaten sowie die Bibliothek bleiben, solange das Vertrags- oder Nutzungsverhältnis besteht, und werden danach gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht; für die Anrufdokumentation gilt der Absatz oben. Dasselbe gilt für die Kundendaten im CRM (Abschnitt 9): Löschen wir einen Kunden im Portal, löschen wir seine Kundendaten auch im CRM, soweit sie nicht für Rechnungen aufzubewahren sind.

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) zu. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine Nachricht an mbt@nex-a-i.com genügt. Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten — Sicherheitsprotokoll, Bremse bei Fehlversuchen und Zähler gegen Missbrauch (auch in NexSign), Bearbeitung von Leads, Anlass und Datenschutzhinweis je Anruf, E-Mail-Assistent, Sales Assistent, Nachweis elektronischer Unterschriften, Zeichnungsvollmachten der Gesellschafter und Nachweis beendeter Zeichnungsvollmachten —, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine Nachricht an mbt@nex-a-i.com genügt.

12. Automatisierte Entscheidungen

Das Portal berechnet Karrierestufe und Provisionen aus den erfassten Aufträgen. Über die Zusammenarbeit selbst — Aufnahme, Vertrag, Beendigung — entscheiden Menschen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Wie wir das Portal absichern

Der Zugang läuft ausschließlich verschlüsselt über HTTPS. Passwörter speichern wir nur als Prüfsumme, wiederholte Fehlversuche beim Anmelden werden gebremst. Für die Leitung ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht; alle anderen können sie im Profil einschalten. Zugänge werden einzeln vergeben und lassen sich jederzeit sperren.

14. Elektronische Unterschriften (NexSign)

Verträge mit Geschäftskunden und Vertriebspartnern sowie andere Dokumente lassen wir auch elektronisch unterschreiben, und zwar über unsere eigene Anwendung NexSign unter nexaisign.de (frühere Adresse sign.nex-a-i.com, für bereits verschickte Links weiter erreichbar). Eine Vertriebspartnerin, ein Vertriebspartner, ein Manager oder die Leitung öffnet NexSign aus diesem Portal heraus, lädt das Dokument hoch oder fotografiert ein Papierdokument und unterschreibt selbst für NexAI. Die Gegenseite, etwa die Kundin oder der Kunde, erhält einen persönlichen Link, öffnet das Dokument ohne eigenen Zugang, gibt den eigenen Namen ein, füllt gegebenenfalls Text- und Ankreuzfelder aus, bestätigt den Inhalt und unterschreibt. Auf der Gegenseite können bis zu drei weitere Personen unterschreiben, etwa eine zweite Geschäftsführerin oder ein Geschäftspartner; jede erhält einen eigenen Link, und die Person, die den Vorgang anlegt, vergibt dafür eine Rollenbezeichnung (z. B. „Zweiter Geschäftsführer“). Jede unterzeichnende Person kann die Unterschrift auch ablehnen und dabei freiwillig einen Grund angeben; eine Ablehnung beendet den Vorgang für alle. Geht dasselbe Dokument an mehrere Empfänger (Serienvorgang), unterschreibt die Person, die den Vorgang anlegt, einmal für alle; jeder Empfänger erhält ein eigenes Exemplar mit eigenem Link, dessen Titel den Namen enthält, den sie für ihn eingetragen hat, und sieht die anderen Empfänger nicht. Das fertige Dokument erhält eine Protokollseite und ein technisches Siegel von NexAI (kein qualifiziertes Siegel), mit dem sich spätere Änderungen erkennen lassen. Es entsteht in zwei Fassungen: einer vollständigen für NexAI und einer Fassung für die Unterzeichner ohne IP-Adressen und Browserangaben.

Verarbeitete Daten: der Inhalt des Dokuments (z. B. Firmenangaben, Ansprechpartner, Leistungen und Preise), der eingegebene Name, die Einträge in Text- und Ankreuzfeldern, die Unterschrift (nur als Bild im Dokument, nicht gesondert gespeichert), Zeitpunkt, IP-Adresse und Angaben zum verwendeten Browser bei der Unterschrift, IP-Adresse und Browserangaben auch schon beim ersten Abruf des Links (das kann die Link-Vorschau eines Messengers sein) sowie eine Prüfsumme jeder Fassung des Dokuments. Von der Person, die für NexAI unterschreibt: Name, E-Mail-Adresse im Portal und Zeitpunkt der Unterschrift. Unterschreiben mehrere Personen, speichern wir diese Angaben für jede Person gesondert, dazu ihre Rollenbezeichnung. Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserangaben der Unterschrift, die Einträge in Text- und Ankreuzfeldern, die IP-Adresse des ersten Abrufs sowie Name und E-Mail-Adresse der für NexAI unterzeichnenden Person stehen auch auf der Protokollseite der vollständigen Fassung. Die Fassung für die Unterzeichner nennt Name, E-Mail-Adresse im Portal und Zeitpunkt der für NexAI unterzeichnenden Person, je unterzeichnende Person Rolle, Name, Zeitpunkt und die Prüfsumme der unterschriebenen Fassung, die Einträge in Text- und Ankreuzfeldern sowie den Ablauf des Vorgangs; IP-Adressen, Browserangaben und Abrufe des Links enthält sie nicht. Bei einer Ablehnung: wer abgelehnt hat (Rolle), Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserangaben der Ablehnung sowie der Grund, wenn Sie einen angeben. Bei einem Serienvorgang steht der für Sie eingetragene Name im Titel, und die Protokollseite nennt, das wievielte Exemplar es ist. Zum Schutz vor Missbrauch zählt NexSign Unterschriften und Ablehnungen eine Stunde lang je IP-Adresse und je Link; gespeichert wird dafür nur ein Schlüsselwert, der mit einem geheimen Schlüssel unseres Servers gebildet wird, und der nächste tägliche Lauf nach Ablauf der Stunde löscht ihn. Bei Kundenverträgen trägt die Person, die den Vorgang anlegt, beim Unterschreiben außerdem Auftragsdaten ein: Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift mit Land und USt-IdNr. des Kunden sowie die Leistungen mit Preisen, Abrechnung und Beginn; bei Anlagen zu einem Kundenvertrag nur die Firma, und kommt der Kunde aus dem Portal, entfallen Anschrift und Kontakt. NexSign speichert diese Angaben mit dem Vorgang. Weichen sie vom unterschriebenen Dokument ab, ist das Dokument maßgeblich. Übergibt die Person, die für NexAI unterschreibt, im persönlichen Termin ihr eigenes Gerät zum Unterschreiben, bestätigt sie vorher in NexSign, dass sie das Gerät übergibt und nicht selbst für die andere Person unterschreibt. Das Protokoll hält diese Bestätigung mit Zeitpunkt und ihrem Namen fest und vermerkt bei der Unterschrift „Unterzeichnet im persönlichen Termin auf einem Gerät des Vertriebspartners [Name] (Vor-Ort-Übergabe)“. Auf dem Gerät bleibt danach nichts gespeichert; die unterzeichnende Person erhält ihre Fassung über einen QR-Code mit ihrem eigenen Link.

Wer NexSign aus dem Portal öffnet, dessen Name, E-Mail-Adresse und Rolle übergibt das Portal mit einem signierten, nur einmal gültigen Anmeldelink an NexSign. Öffnet die Person NexSign am Eintrag eines Kunden oder eines Vertriebspartners, übergibt das Portal zusätzlich dessen Kennung und Firma bzw. Namen. NexSign hält diese Angaben höchstens 30 Minuten in einem verschlüsselten Cookie und ordnet sie dem nächsten Vorgang zu, den die Person anlegt. Dieses Cookie ist für die gewünschte Zuordnung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). NexSign speichert Name, E-Mail-Adresse und Rolle mit dem Zeitpunkt der letzten Anmeldung und setzt ein Sitzungs-Cookie, das 30 Tage gilt und nur der Anmeldung dient.

Zeichnungsbefugnis: Beim Vorbereiten und bei jeder Unterschrift für NexAI, vor einer Entscheidung über eine Genehmigung und erneut beim Abschluss des Vorgangs fragt NexSign beim Portal nach, ob und wie die unterzeichnende Person für NexAI zeichnen darf (Abschnitt 9); die Antwort hält NexSign höchstens 60 Sekunden vor. Mit dem Vorgang speichert NexSign die Vertragsart, den Namen laut Vollmacht, die Stufe, in der die Person unterschrieben hat, die Grundlage, bei Gesellschaftern, ob Einzelvertretung gemeldet war, und bei Kundenverträgen die Summe der Listenpreise und die Summe der vereinbarten Preise. Auf der Protokollseite beider Fassungen, also auch der Fassung für die Unterzeichner, stehen Vertragsart, Name laut Vollmacht, Stufe und Grundlage, bei Kundenverträgen auch die beiden Summen; die interne Urkundennummer erhält NexSign nicht. Bei Kundenverträgen samt ihren Anlagen und bei Vertriebspartnerverträgen bestätigt jede unterzeichnende Person vor ihrer Unterschrift einen Hinweis, wer für NexAI in welcher Funktion unterschreibt; auch das steht auf der Protokollseite. Braucht ein Vertrag die Genehmigung von NexAI, etwa weil der vereinbarte Preis vom Listenpreis abweicht, ein Gesellschafter ohne gemeldete Einzelvertretung allein unterschrieben hat oder nach dem Ende der Vollmacht unterschrieben wurde, speichert NexSign die Gründe, die Entscheidung, wer sie getroffen hat und wann. Die Entscheidung erfährt die Person, die für NexAI unterschrieben hat, per E-Mail über Resend; befürwortet die Vertriebsleitung nur, erfährt es auch die Geschäftsführung. Genehmigt NexAI einen Vertrag nicht, teilt ein Gesellschafter das der Gegenseite selbst mit, in der Regel per E-Mail aus unserem Postfach (Abschnitt 9). Rechtsgrundlage für die Abfrage, die Angaben zur Vollmacht und die Genehmigung samt Gründen, Entscheidung und Mitteilung ist dieselbe wie im Portal (Abschnitt 6): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein Closer oder die Vertriebsleitung unterschrieben oder entschieden hat, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei den Gesellschaftern; unser berechtigtes Interesse ist dort, nachweisen zu können, wie NexAI beim Vertragsschluss vertreten war und wie über die Genehmigung entschieden wurde. Die Bestätigung des Hinweises stützen wir auf dieselbe Rechtsgrundlage wie die Unterschrift der Person, die ihn bestätigt (nächster Absatz).

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten diese Daten, um den Vertrag zu schließen und nachweisen zu können, wer welche Fassung wann unterschrieben oder abgelehnt hat. Sind Sie selbst Vertragspartei, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Unterschreiben Sie für ein Unternehmen oder lehnen Sie für es ab, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse und das Ihres Unternehmens ist ein wirksamer und nachweisbarer Vertragsschluss, bei einer Ablehnung außerdem, dass die Person, die den Vorgang angelegt hat, und die Geschäftsführung davon erfahren, sich bei Ihnen melden und das Dokument gegebenenfalls berichtigen können. Werden Sie im Dokument nur genannt, etwa als Ansprechpartner, stützen wir das ebenfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine vollständige Vertragsdokumentation, und die Angaben stammen von Ihrem Unternehmen oder von der Person, die den Vorgang angelegt hat. Für Personen, die NexSign für NexAI nutzen und für NexAI unterschreiben, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; das Sitzungs-Cookie ist dafür unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dass die anderen Unterzeichner das Dokument mit Ihrer Unterschrift, Ihren Einträgen in Text- und Ankreuzfeldern, Ihrem Namen und dem Zeitpunkt sehen und herunterladen können, stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse aller Beteiligten ist, dass jede unterzeichnende Person den vollständig unterschriebenen Vertrag und den Nachweis erhält, wer ihn wann unterschrieben hat. Name und E-Mail-Adresse im Portal der für NexAI unterzeichnenden Person stehen ebenfalls darauf. Die Zählung gegen Missbrauch stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die Unterschriftsseite, die ohne Anmeldung erreichbar ist, vor massenhaften Anfragen zu schützen. Unter nexaisign.de/pruefen kann jeder ein mit NexSign unterschriebenes PDF prüfen lassen. NexSign bildet dafür nur im Arbeitsspeicher die Prüfsumme der Datei und vergleicht sie mit den Prüfsummen der abgeschlossenen Vorgänge; weder die Datei noch das Ergebnis werden gespeichert. Angezeigt wird nur, ob das Dokument echt und unverändert ist, mit Vorgangsnummer und Tag der Unterschrift. Gegen Missbrauch zählen wir die Prüfungen je IP-Adresse eine Stunde lang (höchstens 30), wie oben nur als Schlüsselwert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, dass Vertragspartner die Echtheit unserer Dokumente prüfen können. Unterschriebene Verträge bewahren wir während der Laufzeit auf derselben Rechtsgrundlage auf wie beim Vertragsschluss, danach auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO; die Aufbewahrung des Protokolls stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger: NexSign läuft auf demselben Server in Deutschland wie dieses Portal (Abschnitt 8). Unterschreiben mehrere Personen, sehen die anderen das Dokument mit den bereits gesetzten Unterschriften und können nach dem Abschluss die Fassung für die Unterzeichner herunterladen. Lehnt eine Person ab, sehen die anderen nur, dass der Vorgang beendet ist, nicht wer und warum. Nach dem Abschluss erhalten die Geschäftsführung von NexAI und die Person, die den Vorgang angelegt hat, die vollständige Fassung samt Protokollseite per E-Mail über Resend (Abschnitt 9); bei Dokumenten über 28 MB enthält die E-Mail statt des Dokuments einen Link, der eine Anmeldung in NexSign verlangt. Der Text der E-Mail nennt in beiden Fällen Titel, Vorgangsnummer, den Namen der für NexAI unterzeichnenden Person, Rolle und Namen aller Unterzeichner und den Zeitpunkt, bei geprüfter Zeichnungsbefugnis außerdem Vertragsart, Stufe und Grundlage, bei Kundenverträgen die beiden Summen und, wenn eine Genehmigung nötig ist, deren Gründe (etwa eine Preisabweichung, eine Unterschrift nach dem Ende der Vollmacht oder derselbe Name auf beiden Seiten). Lehnen Sie ab, erhalten sie stattdessen eine E-Mail mit Titel, Vorgangsnummer, Zeitpunkt, Ihrer Rolle (z. B. „Kunde“ oder der vergebenen Rollenbezeichnung) und dem Hinweis, ob Sie einen Grund angegeben haben; den Grund selbst sehen sie nur in NexSign. Erinnerungen, ob und wann der Link zum ersten Mal abgerufen wurde, gehen ebenfalls über Resend, aber nur an die Person, die den Vorgang angelegt hat. Die Übermittlung in die USA stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Resend zertifiziert ist. Den Link schickt Ihnen die Person, die den Vorgang angelegt hat, selbst, etwa über ihr eigenes E-Mail-Programm oder einen Messenger; NexSign versendet den Link nicht; Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer speichert es nur, wenn sie als Auftragsdaten eingetragen sind. Ist ein Vorgang abgeschlossen und wirksam, weil keine Genehmigung nötig war oder sie erteilt ist, meldet NexSign ihn an dieses Portal: Vorgangsnummer, Titel, Vertragsart, die Person, die ihn angelegt hat, je unterzeichnende Person Rolle, Name und Zeitpunkt (ohne E-Mail-Adresse und IP-Adresse), die Beträge, den Stand der Genehmigung und bei Kundenverträgen die Auftragsdaten. Das Portal holt dazu die Fassung für die Unterzeichner über einen signierten Link, der 10 Minuten gilt, und legt beides beim Kunden bzw. Vertriebspartner ab. Ist das Portal nicht erreichbar, versucht NexSign es bis zu 24 Stunden lang erneut; den Inhalt der Meldung speichert es dafür nicht gesondert. Scheitert die Meldung endgültig, erhält die Geschäftsführung eine E-Mail über Resend mit Vorgangsnummer, Titel und einem Link auf den Vorgang in NexSign; der Titel kann den Namen eines Unternehmens enthalten. Sehen können das die Geschäftsführung und, jeweils für ihren Bereich, Personen der Verwaltung mit dem Recht „Kunden“, „Aufträge“ oder „Partner“; Vertriebspartner sehen die Vertragsdateien im Portal nicht, sie erhalten ihre Fassung über NexSign. Rechtsgrundlage ist dieselbe wie für die Unterschrift (Absatz „Zweck und Rechtsgrundlage“).

Speicherdauer: Vorgänge, aus denen keine Unterschrift wird, löscht NexSign automatisch nach 7 Tagen, und zwar Entwürfe 7 Tage nach der letzten Bearbeitung, abgelaufene Links (gültig 14 Tage) 7 Tage nach Ablauf, zurückgezogene Vorgänge 7 Tage nach dem Zurückziehen und abgelehnte Vorgänge samt Grund 7 Tage nach der Ablehnung; die Dateien zurückgezogener und abgelehnter Vorgänge löschen wir sofort. Unterschriebene Verträge samt Protokoll bewahren wir auf, solange der Vertrag läuft, und danach bis zum Ende der steuerlichen Aufbewahrungsfrist, in der Regel sechs Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet (§ 147 Abs. 3 und 4 AO); danach löschen wir sie von Hand. Das gilt auch für die Auftragsdaten und für die ins Portal übernommenen Verträge samt Angaben. Über Ihren Link können Sie die Fassung für die Unterzeichner noch 30 Tage nach dem Abschluss herunterladen. Danach löscht NexSign diese Fassung automatisch, jedoch erst, wenn über eine nötige Genehmigung entschieden und die Meldung an das Portal erledigt oder endgültig gescheitert ist. Ihre Prüfsumme bleibt mit dem Vorgang erhalten, damit sich die Fassung über die Prüfseite weiter prüfen lässt. Die vollständige Fassung bewahren wir wie oben beschrieben auf. Die Anmeldedaten in NexSign löschen wir 12 Monate nach der letzten Anmeldung.

Sie sind nicht verpflichtet, diese Angaben zu machen; ohne Ihren Namen und Ihre Unterschrift kann der Vertrag aber auf diesem Weg nicht geschlossen werden. Den Grund einer Ablehnung anzugeben ist freiwillig. Ihre Rechte nach Abschnitt 11 haben Sie auch ohne Zugang zum Portal. Ihr Widerspruchsrecht beschreibt der Abschnitt „Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)“.